Polityka prywatności aplikacji eBRM
Wersja 1.6 · aktualizacja: 25.10.2026 (wersje 1.1–1.5 z 24.10.2026, wersja 1.0 z 22.10.2026)
1. Kto jest administratorem danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w aplikacji eBRM (aplikacja mobilna na iOS wraz z usługami serwerowymi, dalej: „Aplikacja”) jest:
Digital Development sp. z o.o. ul. Szafarnia 11 lok. F8, 80-755 Gdańsk NIP 5833461963, REGON 523450942
Kontakt w sprawach danych osobowych: b.szczesniak@digitaldevelopment.pl
2. Czym jest eBRM
eBRM to osobisty system do zarządzania relacjami biznesowymi: kontaktami, firmami, rolami osób w firmach, notatkami, zadaniami, spotkaniami i historią rozmów. Użytkownik (dalej: „Ty”) sam decyduje, jakie dane wprowadza i które integracje włącza.
W relacji do danych osób, które zapisujesz w Aplikacji (Twoich kontaktów, rozmówców, uczestników spotkań), to Ty jesteś administratorem tych danych, a Digital Development przetwarza je w Twoim imieniu wyłącznie po to, by świadczyć Ci usługę (art. 28 RODO). Dla danych Twojego konta administratorem jest Digital Development.
3. Jakie dane przetwarzamy
3.1. Dane Twojego konta
- imię i nazwisko, adres e-mail, identyfikator konta Google użyty do logowania,
- dane techniczne niezbędne do działania usługi (identyfikatory sesji, daty logowania, adres IP i dane techniczne zapytań zapisywane w logach serwera).
3.2. Dane, które wprowadzasz
- kontakty: imię, nazwisko, telefon, adresy e-mail, data urodzin (dzień i miesiąc), adres profilu LinkedIn, źródło znajomości, osoba polecająca, notatki,
- firmy: nazwa, NIP, REGON, KRS, adres, strona www, rola osoby w firmie,
- notatki, opisy spotkań, transkrypcje wklejone ręcznie, zadania i listy zadań,
- zdjęcie wizytówki, jeśli zapiszesz je przy kontakcie (ze skanu albo z Biblioteki zdjęć) — trafia do prywatnego magazynu plików, do którego dostęp ma wyłącznie Twoje konto; możesz je w każdej chwili usunąć, a znika też razem z kontaktem albo kontem.
3.3. Dane z integracji (tylko gdy je włączysz)
Każdą integrację włączasz i wyłączasz osobno w Ustawieniach. Wyłączona integracja nie ma dostępu do Twoich danych.
| Integracja | Jakie dane | Po co |
|---|---|---|
| Kontakty Google | imiona i nazwiska, telefony, adresy e-mail, firmy i stanowiska, daty urodzin, zdjęcia profilowe kontaktów | dwustronna synchronizacja kontaktów: zmiany w eBRM, także usunięcie kontaktu, trafiają do Twoich Kontaktów Google, a zmiany w Kontaktach Google — do eBRM |
| Kalendarz Google | lista kalendarzy, wydarzenia (tytuł, czas, miejsce, opis, link do wideokonferencji, uczestnicy i ich odpowiedzi) | umawianie spotkań, wysyłanie zaproszeń, pokazywanie spotkań przy kontaktach, synchronizacja zmian |
| Transkrypcje rozmów (źródła, np. PlayLink AI) | numer telefonu rozmówcy, kierunek i czas rozmowy, status (odebrana/nieodebrana), transkrypcja, nastrój rozmowy | przypisanie rozmowy do kontaktu, pokazanie jej na osi aktywności i podsumowanie (pkt 3.4) |
| Rejestr GUS (BIR) | wysyłamy wyłącznie numer NIP firmy, otrzymujemy jej dane rejestrowe | uzupełnienie danych firmy |
| Badanie kontaktu (funkcja „Zbadaj”) | wysyłamy imię i nazwisko kontaktu do rejestru KRS (rejestr.io), a do wyszukiwarki Google (przez Vertex AI) — imię i nazwisko, nazwy firm, domenę firmowego e-maila i miejscowości firm; otrzymujemy publiczne informacje zawodowe | weryfikacja kontaktu biznesowego z publicznych źródeł, tylko gdy o to poprosisz (pkt 3.6) |
| Asystent AI (MCP) | dane z eBRM, o które asystent AI poprosi w Twoim imieniu (kontakty, firmy, rozmowy z transkrypcjami, notatki, zadania, spotkania) | praca z eBRM w wybranym przez Ciebie asystencie AI, np. Claude (pkt 3.5) |
| Mikrofon (notatka głosowa) | nagranie Twojego głosu — trafia do modelu AI tylko na czas przepisania i nie jest zapisywane; zapisujemy transkrypcję, tytuł i podsumowanie | notatka na osi aktywności (pkt 3.4) |
| Aparat (skan wizytówki) | obraz wizytówki — tekst odczytuje Twój telefon; samo zdjęcie trafia na serwer tylko wtedy, gdy zapiszesz je przy kontakcie (pkt 3.2) | odczytanie danych z wizytówki |
| Powiadomienia | brak danych osobowych przesyłanych na serwer — przypomnienia o urodzinach planuje Twój telefon | przypomnienia |
3.4. Podsumowania aktywności i notatki głosowe
Podsumowania rozmów, spotkań i notatek tworzy eBRM. Gdy aktywność ma transkrypcję (rozmowa ze źródła transkrypcji, np. PlayLink AI, spotkanie z wklejonym transkryptem, notatka głosowa), serwer eBRM przekazuje do modelu AI Google Vertex AI transkrypcję oraz imiona i nazwiska przypisanych do niej kontaktów, a model zwraca podsumowanie, które zapisujemy przy aktywności. Numery telefonów z transkrypcji zastępujemy przed wysłaniem oznaczeniami „Ja” i imieniem rozmówcy. Podsumowań przekazywanych przez źródło transkrypcji nie wykorzystujemy; ocenę nastroju rozmowy zapisujemy tak, jak przekazało ją źródło.
Notatka głosowa: gdy nagrasz notatkę w Aplikacji, nagranie trafia na serwer eBRM i do Vertex AI wyłącznie po to, by je przepisać i podsumować. Nie zapisujemy go — ani na serwerze, ani w telefonie po udanym wysłaniu. Zostają transkrypcja, tytuł i podsumowanie jako notatka na osi wybranych kontaktów.
Model działa w Google Cloud w regionie Unii Europejskiej (lokalizacja „eu” Vertex AI); Google przetwarza te dane jako nasz podmiot przetwarzający, wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi, i zgodnie z warunkami Google Cloud nie wykorzystuje ich do trenowania swoich modeli. eBRM nie tworzy automatycznych podsumowań ani profili kontaktów — podsumowanie dotyczy zawsze jednej aktywności. Podsumowania są tylko pomocą w zapamiętaniu ustaleń i mogą zawierać błędy — nie podejmujemy na ich podstawie żadnych decyzji wobec Ciebie ani Twoich rozmówców.
3.5. Asystent AI (MCP)
Możesz podłączyć do eBRM wybranego przez siebie asystenta AI (np. Claude firmy Anthropic) przez serwer MCP. Robisz to sam: dodajesz eBRM w asystencie i zatwierdzasz dostęp na stronie zgody ebrm.pl. Od tej chwili asystent może — na Twoje polecenia w rozmowie z nim — odczytywać i zmieniać dane w Twoim eBRM, w tym dane Twoich kontaktów, transkrypcje rozmów i dane z Kontaktów i Kalendarza Google. Asystent nie może usunąć Twojego konta, zmieniać integracji Google i PlayLink ani odczytać sekretów webhooka, a usuwanie danych wymaga Twojego potwierdzenia w rozmowie.
Dane, które asystent pobierze z eBRM, trafiają do jego dostawcy (np. Anthropic, USA) i są przetwarzane według warunków, które zaakceptowałeś u tego dostawcy. Dostawca asystenta nie jest naszym podmiotem przetwarzającym — to Ty decydujesz o jego wyborze i o tym, jakie dane mu przekazujesz. Dostęp odłączysz w ustawieniach asystenta (np. w Claude: Konektory → Rozłącz) albo usuwając konto eBRM. Wywołania asystenta zapisujemy w dzienniku technicznym (pkt 8).
3.6. Badanie kontaktu z publicznych źródeł („Zbadaj”)
Na Twoje żądanie — gdy klikniesz „Zbadaj” w karcie kontaktu albo poprosisz o to podłączonego asystenta AI — eBRM sprawdza, kim zawodowo jest dana osoba, w publicznie dostępnych źródłach:
- Krajowy Rejestr Sądowy przez serwis rejestr.io (Fundacja Moje Państwo): wysyłamy imię i nazwisko kontaktu, otrzymujemy listę osób o tym imieniu i nazwisku wpisanych do KRS oraz ich funkcje w spółkach (np. członek zarządu, wspólnik, prokurent) z okresami pełnienia i danymi tych spółek (nazwa, KRS, NIP, siedziba),
- publiczne źródła internetowe przez model AI Google Vertex AI z wyszukiwarką Google: model otrzymuje imię i nazwisko, nazwy firm przypisanych do kontaktu w eBRM, domenę firmowego adresu e-mail, miejscowości firm i wynik z KRS, wyszukuje informacje w Google i zwraca krótki opis ze źródłami. Model działa w Google Cloud w regionie Unii Europejskiej (lokalizacja „eu” Vertex AI); Google przetwarza te dane jako nasz podmiot przetwarzający, wyłącznie w celu wygenerowania odpowiedzi, i zgodnie z warunkami Google Cloud nie wykorzystuje ich do trenowania swoich modeli. Badanie może też wskazać publiczny adres profilu LinkedIn tej osoby (ustalamy go z wyników wyszukiwania, bez pobierania treści serwisu LinkedIn), który zapisujemy przy kontakcie wyłącznie po Twoim potwierdzeniu.
Zbieramy wyłącznie informacje zawodowe i biznesowe (firmy, pełnione funkcje, branża, inwestycje biznesowe, publikacje branżowe, wystąpienia). Model ma zakaz zbierania informacji o życiu prywatnym, rodzinie, adresie domowym, zdrowiu, poglądach i sprawach karnych. Do rejestru ani do modelu nie wysyłamy notatek, rozmów, numerów telefonów ani adresów e-mail kontaktu. Dopasowanie kandydatów z KRS do kontaktu (np. po firmach przypisanych w eBRM czy osobie polecającej) liczy serwer eBRM, bez udziału zewnętrznych usług.
Wynik — kandydaci z KRS z oceną dopasowania, podsumowanie i lista źródeł — zapisujemy przy kontakcie (najwyżej 10 ostatnich badań) do czasu usunięcia kontaktu lub konta. Wynik to poszlaki z publicznych źródeł, a nie ustalenia: nie podejmujemy na jego podstawie żadnych decyzji. Firmy i role z badania trafiają do kontaktu dopiero wtedy, gdy je zatwierdzisz. Funkcja jest ograniczona limitem (raz na kilka minut na kontakt i kilkadziesiąt badań dziennie), żeby nie służyła do masowego profilowania.
4. Dane z kont Google — zasady szczególne
Aplikacja prosi o dostęp do Twoich danych Google wyłącznie w zakresie integracji, którą sam włączysz:
https://www.googleapis.com/auth/contacts— odczyt i zapis Kontaktów Google (integracja „Kontakty Google”),https://www.googleapis.com/auth/calendar.events— odczyt wydarzeń oraz tworzenie, zmiana i odwoływanie spotkań z Twoimi kontaktami (integracja „Kalendarz Google”),https://www.googleapis.com/auth/calendar.calendarlist.readonly— odczyt listy Twoich kalendarzy, żeby wybrać, w którym zapisywać spotkania (integracja „Kalendarz Google”).
Logowanie przez Google pobiera wyłącznie Twój adres e-mail i podstawowy profil.
Ograniczone użycie (Limited Use). Korzystanie z informacji otrzymanych z interfejsów API Google i ich przekazywanie do innych aplikacji jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach API Google, w tym z wymogami dotyczącymi ograniczonego użycia. W szczególności:
- dane Google wykorzystujemy wyłącznie do świadczenia i ulepszania funkcji widocznych dla Ciebie w Aplikacji (synchronizacja kontaktów, umawianie i synchronizacja spotkań),
- nie sprzedajemy danych Google i nie przekazujemy ich osobom trzecim, z wyjątkiem sytuacji koniecznych do świadczenia usługi (podmioty przetwarzające wskazane w pkt 7), wymaganych prawem lub na Twoje wyraźne polecenie — np. gdy sam podłączysz asystenta AI (pkt 3.5) i poprosisz go o dane z kontaktów lub kalendarza,
- nie używamy danych Google do reklamy, profilowania reklamowego ani do trenowania ogólnych modeli sztucznej inteligencji; jeśli trafiają do modelu AI, to wyłącznie po to, by wykonać funkcję, o którą prosisz,
- żaden człowiek nie czyta Twoich danych Google, chyba że wyrazisz na to zgodę (np. przy zgłoszeniu błędu), jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa lub wymaga tego prawo.
Token dostępu Google przechowujemy w zaszyfrowanej bazie po stronie serwera, dostępnej wyłącznie dla funkcji wykonujących synchronizację. Możesz w każdej chwili cofnąć dostęp: w Ustawieniach Aplikacji (wyłączając integrację) albo na stronie myaccount.google.com/permissions.
5. W jakich celach i na jakiej podstawie
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| założenie i prowadzenie konta, świadczenie usługi | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa — regulamin) |
| przetwarzanie danych Twoich kontaktów w Twoim imieniu | art. 28 RODO (powierzenie), podstawą po Twojej stronie jest najczęściej Twój prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) |
| integracje z Google | Twoja zgoda udzielona w oknie Google i włączenie integracji (art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO) |
| badanie kontaktu z publicznych rejestrów (KRS) i publicznych źródeł internetowych — tylko na Twoje żądanie, tylko informacje zawodowe (pkt 3.6) | prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — weryfikacja kontrahentów i kontaktów biznesowych; dla danych Twoich kontaktów przetwarzamy je na Twoje polecenie (art. 28 RODO), a podstawą po Twojej stronie jest Twój prawnie uzasadniony interes |
| udostępnianie danych podłączonemu przez Ciebie asystentowi AI | Twoje polecenie i świadczenie usługi na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a dla danych Twoich kontaktów — art. 28 RODO) |
| bezpieczeństwo, obsługa błędów, dochodzenie roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| obowiązki rozliczeniowe (gdy usługa jest płatna) | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
6. Transkrypcje rozmów — Twoje obowiązki
Jeśli włączysz integrację „Transkrypcje rozmów”, nagrania i transkrypcje Twoich rozmów są tworzone przez wybrane przez Ciebie źródło (np. PlayLink AI), a Aplikacja otrzymuje ich wynik. Jako administrator danych rozmówców odpowiadasz za poinformowanie ich o nagrywaniu i transkrypcji oraz za podstawę prawną. Wzór informacji dla rozmówców udostępniamy na stronie ebrm.pl/informacja-dla-rozmowcow.
7. Komu przekazujemy dane (odbiorcy)
Korzystamy wyłącznie z dostawców niezbędnych do działania usługi, z którymi zawarliśmy umowy chroniące dane (podmioty przetwarzające):
| Dostawca | Rola | Lokalizacja danych |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | baza danych, logowanie, przechowywanie plików, funkcje serwerowe (w tym serwer MCP) | baza danych: Londyn, Wielka Brytania; funkcje serwerowe mogą być uruchamiane w centrum danych najbliższym miejscu wywołania, także poza EOG |
| Cloudflare, Inc. | sieć pośrednicząca w ruchu do serwera aplikacji (auth.ebrm.pl) i ochrona przed atakami — dane przechodzą przez jej serwery w trakcie przesyłania | globalna sieć serwerów (zwykle najbliższy węzeł) |
| Vercel Inc. | hosting strony ebrm.pl i strony zgody dla asystenta AI — adres IP i dane techniczne zapytań | globalna sieć serwerów |
| Google (Google LLC i Google Cloud) | logowanie przez Google; Kontakty i Kalendarz Google (gdy włączone); model AI Vertex AI — podsumowania aktywności i notatki głosowe (pkt 3.4) oraz, z wyszukiwarką Google, badanie kontaktów (pkt 3.6) | Kontakty i Kalendarz — zgodnie z ustawieniami Twojego konta Google; Vertex AI — Holandia (UE); zapytania do wyszukiwarki Google mogą być przetwarzane także poza EOG |
| Fundacja Moje Państwo — serwis rejestr.io | dane z Krajowego Rejestru Sądowego przy badaniu kontaktu (pkt 3.6) — tylko imię i nazwisko badanej osoby | Polska |
| Digital Development sp. z o.o. — usługa PlayLink AI | źródło nagrań i transkrypcji rozmów (gdy włączysz integrację) | UE |
| Apple Inc. | dystrybucja Aplikacji (App Store / TestFlight), raporty awarii i opinie z TestFlight, jeśli je wyślesz; przypomnienia o urodzinach planuje Twój telefon, bez serwerów powiadomień | zgodnie z zasadami Apple |
| Główny Urząd Statystyczny | rejestr BIR — tylko numer NIP firmy | Polska |
Odbiorca wybrany przez Ciebie: dostawca asystenta AI, którego sam podłączysz przez MCP (np. Anthropic PBC, USA). Dostaje dane, o które asystent poprosi w Twoim imieniu, i przetwarza je na własnych warunkach (pkt 3.5).
Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy. Część dostawców ma siedzibę w USA albo przetwarza dane w sieci serwerów na całym świecie, więc dane mogą trafić poza EOG. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (dla Wielkiej Brytanii; dla USA — wobec podmiotów uczestniczących w EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, zawartych w umowach z dostawcami. Na Twoją prośbę wskażemy, jakie zabezpieczenie stosuje dany dostawca. Przekazanie danych dostawcy asystenta AI następuje z Twojej inicjatywy — sprawdź jego warunki przed podłączeniem.
8. Jak długo przechowujemy dane
- dane konta i dane wprowadzone przez Ciebie lub pobrane przez integracje — w tym dane kontaktów, rozmowy, transkrypcje i podsumowania — do czasu ich usunięcia przez Ciebie albo usunięcia konta,
- po usunięciu konta dane są kasowane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 30 dni; kopie zapasowe nadpisują się w ciągu kolejnych 30 dni,
- wyniki badania kontaktu (pkt 3.6) — najwyżej 10 ostatnich na kontakt, do usunięcia kontaktu albo konta,
- logi techniczne (błędy, zdarzenia integracji, dziennik wywołań asystenta AI) — do 30 dni,
- tokeny Google — do wyłączenia integracji lub usunięcia konta (są usuwane natychmiast),
- dane rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi.
9. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, sprzeciwu oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania). Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Usunięcie konta: Ustawienia → Konto → „Usuń konto”. Usuwa to Twoje konto, wszystkie dane w eBRM i zapisane tokeny Google. Nie usuwa danych w Twoich Kontaktach i Kalendarzu Google — pozostają tam pod Twoją kontrolą. Nie usuwa też danych, które wcześniej pobrał podłączony przez Ciebie asystent AI — o ich usunięcie zwróć się do jego dostawcy.
9.1. Prawa osób, których dane zapisujesz (kontaktów i rozmówców)
Twoje kontakty, rozmówcy i uczestnicy spotkań nie są użytkownikami eBRM, ale mają wobec swoich danych te same prawa: dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw (także wobec badania z publicznych źródeł, pkt 3.6) i skargę do Prezesa UODO. Ponieważ administratorem ich danych jesteś Ty (pkt 2), takie żądania kierują do Ciebie, a Ty realizujesz je w Aplikacji: poprawiasz lub usuwasz dane kontaktu, jego rozmowy z transkrypcjami i podsumowaniami, notatki i spotkania. Jeśli taka osoba nie chce, by jej rozmowy były nadal zapisywane, wyłącz ich nagrywanie w źródle transkrypcji (np. PlayLink AI) — inaczej kolejne rozmowy z tym numerem znów trafią do eBRM.
Jeśli osoba trzecia zwróci się bezpośrednio do nas, przekażemy żądanie Tobie bez zbędnej zwłoki i pomożemy Ci je zrealizować. Bez Twojego polecenia nie zmieniamy danych zapisanych na Twoim koncie, chyba że wymaga tego prawo.
10. Bezpieczeństwo
Połączenia są szyfrowane (TLS). Dostęp do danych jest ograniczony regułami bezpieczeństwa na poziomie wierszy bazy (każdy użytkownik widzi wyłącznie swoje dane). Sesja logowania jest przechowywana w pęku kluczy (Keychain) telefonu.
11. Zmiany polityki
O istotnych zmianach poinformujemy w Aplikacji lub mailowo z wyprzedzeniem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na ebrm.pl/polityka-prywatnosci.