eBRMeBRM

Informacja dla rozmówców o nagrywaniu i transkrypcji rozmów

Wzór do wykorzystania przez użytkownika eBRM (administratora danych rozmówców). Uzupełnij pola w nawiasach i usuń punkty, które Cię nie dotyczą. Aktualizacja: 24.10.2026.

Krótki komunikat na początku rozmowy (zapowiedź lub ustnie):

„Rozmowa jest nagrywana i automatycznie spisywana, abym mógł/mogła rzetelnie zapamiętać ustalenia. Szczegóły: [adres strony z pełną informacją].”

Pełna informacja (art. 13 i 14 RODO) — do umieszczenia na stronie www lub w stopce maila:

  1. Administrator: [nazwa firmy / imię i nazwisko], [adres], [e-mail].
  2. Cel: utrwalenie przebiegu i ustaleń rozmów biznesowych, obsługa relacji i realizacja ustaleń, a także [usuń, jeśli nie korzystasz z funkcji „Zbadaj” w eBRM] weryfikacja kontaktów biznesowych z publicznych rejestrów (Krajowy Rejestr Sądowy) i publicznych źródeł internetowych — wyłącznie na żądanie administratora i wyłącznie w zakresie informacji zawodowych.
  3. Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes administratora — dokumentowanie ustaleń, prowadzenie relacji biznesowych i weryfikacja kontrahentów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku rozmów dotyczących umowy — jej zawarcie lub wykonanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  4. Zakres: imię i nazwisko, numer telefonu, przebieg rozmowy (nagranie i jego transkrypcja), data i czas trwania, a także automatyczne podsumowanie rozmowy (tworzone w systemie eBRM przez model sztucznej inteligencji Google Vertex AI w UE) i ocena jej nastroju (tworzona przez dostawcę nagrań i transkrypcji).
  5. Dane z publicznych źródeł [usuń, jeśli nie korzystasz z funkcji „Zbadaj”]: przy weryfikacji kontaktu administrator może pozyskać z Krajowego Rejestru Sądowego (przez serwis rejestr.io) i z publicznych stron internetowych (przez wyszukiwarkę Google) informacje zawodowe: pełnione funkcje w spółkach, udziały, okresy ich pełnienia, firmy, branżę, publikacje i wystąpienia branżowe. Nie pozyskujemy informacji o życiu prywatnym, rodzinie, adresie domowym, zdrowiu, poglądach ani sprawach karnych. Wynik służy wyłącznie jako pomoc w prowadzeniu relacji — nie podejmujemy na jego podstawie decyzji wobec Ciebie.
  6. Automatyczne podsumowania: podsumowanie rozmowy tworzy system eBRM przy użyciu modelu AI Google Vertex AI (region UE), a ocenę nastroju — dostawca nagrań i transkrypcji (pkt 7). Służą wyłącznie jako pomoc w zapamiętaniu ustaleń. Nie podejmujemy na ich podstawie decyzji, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).
  7. Odbiorcy: podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora:
    • operator telefonii [nazwa],
    • dostawca nagrań i transkrypcji [np. Digital Development sp. z o.o. — PlayLink AI],
    • dostawca systemu do obsługi relacji — Digital Development sp. z o.o. (eBRM) — oraz jego dostawcy infrastruktury: Supabase Inc. (baza danych i serwer), Cloudflare, Inc. (przesyłanie danych), Google (model AI Vertex AI w UE — podsumowania rozmów, a przy weryfikacji kontaktu także wyszukiwanie informacji w wyszukiwarce Google [usuń tę część, jeśli nie korzystasz z funkcji „Zbadaj”]),
    • [jeśli korzystasz z funkcji „Zbadaj”] Fundacja Moje Państwo — serwis rejestr.io (dane z KRS; otrzymuje tylko imię i nazwisko),
    • [jeśli korzystasz z asystenta AI podłączonego do eBRM, np. Claude: dostawca tego asystenta — np. Anthropic PBC].
  8. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy: dane mogą być przekazywane do Wielkiej Brytanii (baza danych) oraz do USA i innych państw, w których działają dostawcy wymienieni w pkt 7. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Informację o zastosowanym zabezpieczeniu i jego kopię możesz uzyskać od administratora.
  9. Okres przechowywania: do czasu usunięcia danych przez administratora (wyniki weryfikacji z publicznych źródeł — do usunięcia Twojego kontaktu) — nie dłużej, niż jest to potrzebne do prowadzenia relacji biznesowej i dochodzenia ewentualnych roszczeń, albo do czasu uwzględnienia Twojego sprzeciwu. Logi techniczne dostawców są przechowywane do 30 dni.
  10. Prawa: masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz sprzeciwu wobec przetwarzania, w tym wobec weryfikacji z publicznych źródeł (art. 21 RODO), a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  11. Jak skorzystać z praw: napisz do administratora na adres [e-mail]. Administrator odpowie w ciągu miesiąca i — zależnie od żądania — poprawi lub usunie Twoje dane: nagrania, transkrypcje, podsumowania rozmów i dane kontaktowe, a na Twoją prośbę przestanie nagrywać kolejne rozmowy z Tobą.
  12. Sprzeciw w trakcie rozmowy: możesz poprosić o rozmowę bez nagrywania — wtedy nagranie i transkrypcja tej rozmowy zostaną usunięte.